Entscheidungen Genehmigen

Inhalt

1. Überblick - Ihre Rolle als Genehmiger

Wenn ein Kollege eine IT-Entscheidung (welche Anwendung eingeführt oder abgelehnt werden soll, und warum) fertiggestellt hat, reicht er sie zur Genehmigung ein. Wenn Sie als Genehmiger benannt wurden, werden Sie gebeten, die Entscheidung zu genehmigen, Änderungen anzufordern oder abzulehnen.

Sie können auf zwei Arten zur Genehmigung aufgefordert werden:

Als individueller Genehmiger. Sie wurden namentlich zu dieser spezifischen Entscheidung hinzugefügt. Wichtig: Als individueller Genehmiger können Sie eine Entscheidung blockieren – Ihre Stimme hat Vetogewicht, bevor alle anderen Genehmiger zustimmen können.
Als Mitglied einer Genehmigungsgruppe oder eines Teams. Die Gruppe hat Regeln wie „1 Genehmigung erforderlich · 1 Ablehnung erlaubt", d. h. die Gruppe gilt als genehmigt, sobald die erforderliche Anzahl an Genehmigungen erreicht ist, oder wird blockiert, sobald die erlaubte Anzahl an Ablehnungen erreicht ist.

Ein paar wichtige Punkte zur Funktionsweise von Genehmigungen:

First-to-threshold: Sobald eine Gruppe ihren Genehmigungs- oder Ablehnungsschwellenwert erreicht, ist diese Stufe entschieden und die Stimmen der verbleibenden Mitglieder werden übersprungen – eine Stufe kann also abgeschlossen sein, bevor alle abgestimmt haben.
Sequenzielle Freigaben: Genehmigungsstufen können voneinander abhängen (z. B. „Security Approval hängt von EA Approval ab"), sodass Ihre Stufe als Bevorstehend angezeigt wird, bis alle abhängigen Freigaben abgeschlossen sind.
Eine Entscheidung ist erst abgeschlossen, wenn alle erforderlichen Freigaben vorliegen. Bis dahin befindet sie sich im Status Freigabe ausstehend.

Ihr Ziel als Genehmiger: Bestätigen Sie, dass die Entscheidung fundiert, gut begründet und aus Ihrem Verantwortungsbereich heraus akzeptabel ist - und halten Sie dieses in Ihrem Urteil fest.

2. Wie Sie über ausstehende Entscheidungen benachrichtigt werden

Wenn eine Entscheidung eingereicht wird und Sie an der Reihe sind, benachrichtigt Stackgini Sie. Sie finden Entscheidungen, die Ihre Freigabe erfordern, auf zwei zuverlässige Wege:

Über die übergeordnete Seite „Entscheidungen" (linke Navigation): Öffnen Sie sie und filtern Sie nach Wartet auf meine Freigabe, um zu sehen, was Aufmerksamkeit erfordert. Jede Zeile zeigt den Namen der Entscheidung, den Status, die betroffene(n) Anwendung(en), die Genehmiger, die Initiative und das Datum der letzten Aktualisierung.

Über einen direkten Link zur Entscheidung, der mit Ihnen geteilt oder in der E-Mail-Benachrichtigung enthalten ist.

3. Eine Entscheidung prüfen

3.1 Die Entscheidung öffnen

Öffnen Sie die Entscheidung aus der Liste (oder über Ihren Benachrichtigungslink). Oben sehen Sie den Titel, den Status (z. B. Anstehend für Freigabe) und die Anwendung, auf die sich die Entscheidung bezieht.

Die Entscheidung ist in drei Tabs gegliedert:

Übersicht - die Empfehlung und die schriftliche Begründung.
Dokumente - unterstützende Dateianhänge.
Kommentare & Aktivität - Diskussion und die vollständige Historie.

In der rechten Seitenleiste finden Sie ein Übersicht-Panel (Status, Vorlage, Erstellungsdatum), die Mitwirkende (wer es verfasst hat) und das Freigabe-Panel, das jeden Genehmiger und seinen Status anzeigt - einschließlich Ihres eigenen.

3.2 Kontext und Dokumentenanhänge verstehen

Konzentrieren Sie Ihre Prüfung auf den Übersicht-Reiter. Lesen Sie:

Die Zusammenfassungs- und Begründungsabschnitte, die durch die Vorlage Ihrer Organisation definiert sind. Diese wurden vom Eigentümer der Entscheidung und den Mitwirkenden für Sie vorbereitet.
Betroffene Anwendungen – jede Anwendung trägt eine klare Empfehlung des Entscheidungs Eigentümers, Einführen oder Ablehnen, mit einer darunter stehenden Begründung.

Für tieferen Kontext:

Dokumenten-Tab - öffnen Sie angehängte Dateien (Verträge, Sicherheitsfragebögen, Anbietermaterial). Wenn nichts angehängt ist, sehen Sie „Keine Dokumente hochgeladen."
Initiative Snapshot - die Entscheidung basiert auf einer Momentaufnahme der Bewertungsdaten der Initiative, die beim Erstellen der Entscheidung erfasst wurde. Was Sie prüfen, spiegelt also den Stand zum Entscheidungszeitpunkt wider.

3.3 Den Decision Assistant nutzen

Der Decision Assistant - das Feld „Was möchtest du wissen? - Frag alles zu dieser Entscheidung" in der rechten Seitenleiste – ist der schnellste Weg, um sich vor der Abstimmung einen Überblick zu verschaffen. Er beantwortet Fragen auf Basis dieser Entscheidung und ihrer angehängten Dokumente.

Geben Sie eine Frage in „Stell eine Frage zu dieser Entscheidung…" ein - zum Beispiel:

„Fasse diese Entscheidung in einem Satz zusammen."
„Welche wesentlichen Risiken ergeben sich aus dem Datenverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter?"
„Warum wurde diese Anwendung gegenüber den Alternativen empfohlen?"
„Was sagt das angehängte Sicherheitsdokument zur Datenhaltung?"

Drücken Sie Senden und lesen Sie die Antwort im Chat-Panel.
Stellen Sie bei Bedarf Folgefragen und nutzen Sie die 👍 / 👎-Schaltflächen, um Antworten zu bewerten.

Dies ist besonders nützlich, wenn Sie eine Entscheidung prüfen, die Sie nicht selbst verfasst haben, und eine schnelle, zuverlässige Orientierung benötigen. Die KI-Antworten basieren zu 100 % auf den tatsächlichen Initiative Daten, die von Ihrem Team aufbereitet wurden. Keine Halluzinationen.

3.4 Den Audit-Trail einsehen

Öffnen Sie den Tab Kommentare & Aktivität, um die vollständige Historie der Entscheidung einzusehen - Ihren Audit-Trail. Er zeigt in chronologischer Reihenfolge:

Wann die Entscheidung erstellt wurde und auf welcher Vorlage sie basiert.
Bearbeitungen, Kommentare und Freigabe Ereignisse, gruppiert in Iterationen (Iteration 1, Iteration 2, …), sodass Sie genau nachvollziehen können, was sich zwischen den Prüfrunden geändert hat.

Sie können hier auch einen Kommentar hinzufügen (tippen Sie @, um jemanden zu erwähnen und zu benachrichtigen) - praktisch, um dem Autor eine Klärungsfrage zu stellen, ohne formell Änderungen anzufordern. Nutzen Sie die Schaltfläche Herunterladen oben in der Entscheidung, wenn Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen benötigen.

4. Eine Entscheidung genehmigen

Wenn Sie mit der Entscheidung zufrieden sind:

Nutzen Sie die Freigabe-Steuerung in der Entscheidung, um Ihre Genehmigung zu erfassen.
Ihre Genehmigung wird im Aktivitäts-Trail protokolliert und Ihr Status wird im Freigabe-Panel aktualisiert.

Was als nächstes passiert:

Wenn Sie Teil einer Gruppe oder eines Genehmigungsteams sind, gilt die Gruppe als genehmigt, sobald sie die erforderliche Anzahl an Genehmigungen erreicht (First-to-threshold – verbleibende Mitglieder können dann übersprungen werden).

Sobald alle erforderlichen Stufen und Genehmiger zugestimmt haben, wird der Status der Entscheidung auf Genehmigt gesetzt und gilt als abgeschlossen.

5. Änderungen anfordern oder eine Entscheidung ablehnen

Wenn die Entscheidung noch nicht genehmigungsreif ist, haben Sie zwei Möglichkeiten:

Änderungen anfordern – wenn die Entscheidung grundsätzlich auf dem richtigen Weg ist, aber vor Ihrer Freigabe überarbeitet werden muss.

Die Entscheidung wird als Änderungen angefordert an den Autor zurückgegeben, was eine neue Iteration öffnet.
Erklären Sie, was geändert werden muss (in Ihrer Änderungsanforderung und/oder einem Kommentar), damit der Autor weiß, was er anpassen soll.
Nachdem der Autor der Entscheidung überarbeitet und erneut eingereicht hat, kommt es zur nochmaligen Prüfung zu Ihnen zurück, und der Aktivitäts-Trail zeigt, was sich zwischen den Iterationen geändert hat.

Ablehnen – wenn die Entscheidung nicht weiterverfolgt werden soll.

Seien Sie in beiden Fällen präzise in Ihrer Begründung - der Autor und die anderen Genehmiger sind darauf angewiesen, um Ihre Stimmabgabe nachvollziehen zu können.