So Nutzen Sie Entscheidungen

Ort	Was Sie dort finden
Innerhalb einer Initiative → Reiter Entscheidungen	Entscheidungen für diese Initiative erstellen und verwalten.
Übergeordnete Seite „Entscheidungen" (linke Hauptnavigation)	Eine einzige Liste aller Entscheidungen aus allen Initiativen, bei denen Sie Mitwirkender oder Freigeber sind.

2. Voraussetzungen - Wann sollte eine Entscheidung erstellt werden?

Erstellen Sie eine Entscheidung, sobald Sie in einer Initiative die Lösungen bewertet haben und Sie bereit sind, das Ergebnis zu dokumentieren und zur Freigabe einzureichen.

Sie benötigen:

• Eine Initiative mit mindestens einer in der Shortlist enthaltenen Anwendung. Die Anwendung, über die Sie „entscheiden" möchten, muss in der Analyse/Shortlist der Initiative vorhanden sein. Wenn die Schaltfläche Entscheiden ausgegraut ist, bedeutet das, dass noch keine Anwendung verfügbar ist - fügen Sie zuerst eine Lösung zur Shortlist hinzu und stellen Sie sicher, dass alle Bewertungen korrekt sind.
• Eine Entscheidungsvorlage. Vorlagen werden von Ihren Administratoren konfiguriert (unter Organisationseinstellungen → Entscheidungsvorlagen). Sie definieren, welche Abschnitte die Entscheidung enthält und welche Teams sie freigeben. Sie wählen beim Erstellen der Entscheidung innerhalb einer Initiative einfach eine passende Entscheidungsvorlage aus.

 

3. Eine neue Entscheidung erstellen

3.1. Einen Entscheidungsentwurf erstellen

1. Öffnen Sie Ihre Initiative und wechseln Sie zum Reiter Entscheidungen
2. Klicken Sie auf Entscheiden (oben rechts).
3. Wählen Sie die gewünschte Anwendung — wählen Sie das in der Shortlist enthaltene Tool, auf das sich diese Entscheidung bezieht.
4. Wählen Sie eine Entscheidungsvorlage — wählen Sie die passende Vorlage aus.

Stackgini erstellt die Entscheidung im Status Entwurf und öffnet sie. Im Hintergrund füllt die KI sofort den initialen Inhalt der Vorlagen-Felder basierend auf den Daten und Bewertungen in Ihrer Initiative aus. 

3.2. Die Entscheidungsvorlage ausfüllen - manuell und mit KI

Der Reiter Übersicht zeigt den Hauptteil des Entscheidungsdokuments. Felder mit einem roten Sternchen (*) sind Pflichtfelder, bevor Sie diese zur Freigabe einreichen können.

Für jedes Feld können Sie:

• Manuell bearbeiten: Klicken Sie auf das Textfeld, um den Rich-Text-Editor zu öffnen. Er unterstützt Überschriften, Unterüberschriften, Aufzählungs- und nummerierte Listen, Fett, Kursiv, Unterstrichen und Tabellen.
• Die KI schreiben lassen: Verwenden Sie die Schaltfläche Generieren innerhalb eines Feldes, um den KI-Assistenten den Abschnitt aus Ihren Initiativedaten entwerfen (oder neu entwerfen) zu lassen. Bearbeiten Sie das Ergebnis anschließend nach Belieben. Tipp: Nutzen Sie die Optionalen Anweisungen, um der KI genauere Vorgaben zu machen, was und wie geschrieben werden soll. Sie können die KI sogar anweisen, bestimmte Dateien oder Daten aus Ihrer Initiative zu verwenden!
• Den Titel bearbeiten: Klicken Sie auf den Titel oben, um ihn umzubenennen.

Wenn die KI für ein Feld nicht genügend Informationen hat (z. B. weil die Initiative noch bewertet wird), teilt sie das mit, anstatt zu raten - Sie können das Feld dann manuell ausfüllen oder weitere Informationen zur Initiative hinzufügen.

3.3. Betroffene Anwendungen hinzufügen

Unter Betroffene Anwendungen erfassen Sie die Empfehlung für jede Anwendung, die diese Entscheidung betrifft:

1. Klicken Sie auf + Anwendung hinzufügen, um eine Anwendung einzufügen. Bitte beachten Sie: Sie können nur Anwendungen hinzufügen, die Teil der Shortlist sind.
2. Legen Sie die Empfehlung über das Status-Dropdown neben dem Anwendungsnamen fest:
• EINFÜHREN - Sie empfehlen diese Anwendung zur Einführung.
• ABLEHNEN - Sie dokumentieren diese Anwendung als nicht ausgewählt, um den Entscheidungsträgern mehr Kontext dazu zu geben, warum Sie sich gegen eine bestimmte Anwendung entschieden haben.
3. Füllen Sie das darunter liegende Begründungsfeld aus (z. B. „Warum wird diese Anwendung übernommen?") - dies ist Pflicht.

Eine einzelne Entscheidung kann mehrere Anwendungen auflisten - typischerweise eine Anwendung zur Einführung plus abgelehnte Alternativen - sodass die Aufzeichnung sowohl zeigt, was Sie gewählt haben, als auch was Sie abgelehnt haben. 

3.4. Mitwirkende hinzufügen

Mitwirkende sind Personen, die Ihnen beim Verfassen der Entscheidung helfen und Zugriff darauf erhalten, auch wenn sie nicht zu den Genehmigern gehören.

1. Suchen Sie in der rechten Seitenleiste den Abschnitt MITWIRKENDE.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen und suchen Sie nach der Person, die Sie einbinden möchten.

Der Eigentümer der Entscheidung wird ebenfalls hier angezeigt. Wie der In-App-Hinweis erklärt: „Eigentümer können die Mitwirkenden und Freigabebeteiligte der Entscheidung verwalten, ihren Status ändern und sie löschen." 

3.5. Freigabebeteiligte und vordefinierte Freigabegruppen hinzufügen

Freigaben werden im Abschnitt FREIGABE der Seitenleiste konfiguriert. Sie stammen aus zwei Quellen:

• Vordefinierte Freigabegruppen (aus der Vorlage, festgelegt von Ihrem Systemadministrator). Ihre Vorlage kommt in der Regel mit einer oder mehreren bereits eingerichteten Freigabegruppen. Jede Gruppe zeigt ihre Freigaberegeln, z. B. „2 Mitglieder · 1 Freigabe erforderlich · 1 Ablehnung erlaubt", und Gruppen können sequenziert werden („Abhängig von …"), sodass eine Freigabegruppe erst beginnt, wenn eine andere abgeschlossen ist. Klicken Sie auf eine Gruppenzeile, um sie zu erweitern und ihre Mitglieder zu sehen.
• Individuelle Freigabebeteiligte (der Entscheidung hinzugefügt). Klicken Sie im Abschnitt FREIGABE auf Hinzufügen, um Freigabebeteiligte hinzufügen zu öffnen, suchen Sie dann nach einer Person und fügen Sie sie hinzu. Beachten Sie den Hinweis: „Jeder individuelle Freigabebeteiligte kann diese Entscheidung eigenständig ablehnen oder blockieren, wenn keine Freigabe erfolgt. Alle anderen Freigabebeteiligten müssen dennoch wie konfiguriert zustimmen."

Freigaben werden nach dem Erstschwellen-Modus entschieden: Sobald eine Gruppe die erforderliche Anzahl an Freigaben (oder die erlaubten Ablehnungen) erreicht, ist diese Phase entschieden und verbleibende Genehmiger darin werden übersprungen. Freigabebeteiligte können nur angepasst werden, solange die Entscheidung noch im Entwurfsstatus ist. 

3.6. Weitere Entscheidungsdokumente hinzufügen

Verwenden Sie den Reiter Dokumente, um unterstützende Dateien für diese Entscheidung anzuhängen.

1. Öffnen Sie den Reiter Dokumente.
2. Klicken Sie auf Dokument hochladen und wählen Sie Ihre Datei.

Wenn leer, zeigt der Reiter „Keine Dokumente hochgeladen." Hochgeladene Dokumente stehen der KI ebenfalls als Kontext zur Verfügung.

Bitte beachten Sie außerdem, dass alle gesammelten Dokumente, Bewertungen und Anforderungen aus Ihrer Initiative bereits automatisch zur Entscheidung hinzugefügt werden und nicht manuell hochgeladen werden müssen. Dies nennen wir den Initiative-Snapshot, der im folgenden Abschnitt ausführlicher erläutert wird.

4. Was ist der Initiative Snapshot?

Wenn eine Entscheidung erstellt wird, erfasst Stackgini einen Initiative-Snapshot — eine zeitpunktgenaue Kopie der Bewertungsdaten der Initiative und ihrer Dateien. Dieser Snapshot umfasst alle relevanten Initiativendaten wie beispielsweise die Initiativübersicht, Anforderungen, bewertete Lösungen, interne Bewertungen, Anbieter-Bewertungen und KI-Bewertungen zum Zeitpunkt der Erstellung der Entscheidung oder - optional - der Einreichung zur Freigabe. Das bedeutet, es handelt sich um einen statischen Snapshot, der Ihre Initiativedaten im Kontext der Entscheidung einfriert, während die Initiative selbst weiterhin bearbeitbar bleibt.

Warum das wichtig ist:

• Er ist die Datengrundlage, auf der die Entscheidung basiert. Er ist die Grundlage, über die die KI Schlussfolgerungen ziehen kann.
• Er hält Ihre Entscheidung stabil und nachvollziehbar. Wenn sich die Initiative später ändert (neue Bewertungen, neue Anforderungen), wird Ihre bereits getroffene Entscheidung nicht stillschweigend neu geschrieben - sie spiegelt weiterhin die Daten wider, wie sie zum Zeitpunkt der Entscheidung vorlagen.

Sie sehen „Stackgini KI hat einen Initiative-Snapshot erstellt" im Zeitverlauf des Reiters Kommentare & Aktivitäten. 

5. Den Entscheidungs-Assistenten nutzen

Der Entscheidungs-Assistent ist das Feld „Was möchten Sie wissen? — Stellen Sie eine Frage zu dieser Entscheidung" in der rechten Seitenleiste. Er beantwortet Fragen auf Basis dieser Entscheidung, der relevanten Initiativen-Daten und aller zugehörigen Dokumente.

So verwenden Sie ihn:

1. Geben Sie Ihre Frage in das Feld „Stellen Sie eine Frage zu dieser Entscheidung…" ein (z. B. „Wurde ein ISO-27001-Zertifikat eingereicht?", „Welche Apps wurden abgelehnt?", „Was sind die wesentlichen Bedingungen im Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters?").
2. Drücken Sie Senden.
3. Lesen Sie die Antwort im Chat-Bereich. Sie können jede Antwort mit 👍 / 👎 bewerten und Folgefragen stellen.

Er ist nützlich, um eine Entscheidung, die jemand anderes geschrieben hat, schnell zu verstehen, die eigene Begründung zu überprüfen oder sich auf eine Freigabediskussion vorzubereiten.

6. Eine Entscheidung zur Freigabe einreichen

Wenn die Entscheidung vorbereitet ist:

1. Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtfelder (mit * markiert) ausgefüllt sind - einschließlich der Begründung für jede betroffene Anwendung. Die Schaltfläche Zur Freigabe einreichen bleibt deaktiviert, bis alle Pflichtfelder vollständig sind.
2. Überprüfen Sie Ihre Freigabebeteiligten und Gruppen im Abschnitt FREIGABE.
3. Klicken Sie auf Zur Freigabe einreichen.

Die Entscheidung wechselt von Entwurf zu Ausstehende Freigabe, und die konfigurierten Freigabebeteiligten/Gruppen werden gebeten, ihre Stimme abzugeben. Ab diesem Zeitpunkt ist das Dokument für die Bearbeitung gesperrt, während die Freigabe läuft.

Achtung: Das Einreichen benachrichtigt die konfigurierten Freigabebeteiligten per E-Mail. Stellen Sie daher sicher, dass Inhalt und Genehmigerliste korrekt sind, bevor Sie einreichen. 

7. Den Status Ihrer Entscheidung verfolgen

Jede Entscheidung hat einen Status, der als Badge auf der Entscheidung und in der übergeordneten Entscheidungsliste angezeigt wird:

Wo Sie den Status verfolgen können:

• Abschnitt FREIGABE — zeigt den Status jedes Genehmigers/jeder Gruppe (z. B. Ausstehend, Übersprungen), sodass Sie sehen können, wer noch abstimmen muss.

Reiter Kommentare & Aktivitäten — eine vollständige Zeitachse aller Ereignisse (KI-Auto-Befüllung, Bearbeitungen, Kommentare, Freigaben), gruppiert in Iterationen. 

8. Änderungsanfragen bearbeiten oder eine Entscheidung abbrechen

Auf Änderungsanfragen reagieren. Wenn ein Freigabebeteiligter die Entscheidung mit dem Status Änderungen anfordern zurückgibt, sehen Sie seine Kommentare in der Entscheidung. Wenn Sie wesentliche Änderungen am Dokument vornehmen möchten, müssen Sie die Entscheidung abbrechen und den Freigabeprozess unterbrechen. Nehmen Sie dann die Änderungen vor und reichen Sie sie anschließend erneut zur Freigabe ein. Der Aktivitätsverlauf zeichnet jede Iteration auf, sodass Entscheider sehen können, was sich zwischen den Runden geändert hat.

Bearbeiten. Eine Decision ist frei bearbeitbar, solange sie sich im Entwurfsstatus befindet. Sobald sie in der Freigabe ist, ist die Bearbeitung eingeschränkt — setzen Sie sie zurück in den Entwurf (wo erlaubt) oder durchlaufen Sie den Änderungsanfragen-Zyklus, um weitere Bearbeitungen vorzunehmen.

Kommentieren. Verwenden Sie das Kommentarfeld im Reiter Kommentare & Aktivitäten, um die Entscheidung mit Mitwirkende und Genehmigern zu besprechen. Tippen Sie @, um jemanden zu erwähnen und zu benachrichtigen. Diese Person erhält eine E-Mail, sobald Sie die @-Erwähnungsfunktion verwendet haben.

Stornieren / Wiedereröffnen. Eine Entscheidung, die nicht mehr weiterverfolgt wird, kann abgebrochen werden. Eine abgebrochene Entscheidung ist schreibgeschützt, aber Sie können die Funktion Zurück in den Entwurf verwenden, um sie für weitere Arbeiten wieder zu öffnen, zum Beispiel um die angeforderten Änderungen der Genehmiger vorzunehmen.

Löschen. Das Löschen ist nur im Entwurfsstatus möglich - öffnen Sie das Menü ⋮ Weitere Aktionen und wählen Sie Entscheidung löschen. (Bei Entscheidungen, die keine Entwürfe sind, ist die Option deaktiviert, mit dem Hinweis „Nur Entscheidungen im Entwurfsstatus können gelöscht werden.") Wenn Sie eine Nicht-Entwurfs Entscheidung entfernen müssen, setzen Sie sie zuerst zurück in den Entwurf, oder brechen Sie sie stattdessen.

Exportieren. Verwenden Sie Herunterladen (oben in der Entscheidung), um die Entscheidungsdokumentation zu exportieren - praktisch zum Teilen oder für Archivunterlagen.

9. FAQ

Warum ist die Schaltfläche „Entscheiden" ausgegraut? Die Initiative hat noch keine Anwendung in der Shortlist/Analyseansicht, über die entschieden werden kann. Fügen Sie mindestens eine Anwendung zur Shortlist/Analyse der Initiative hinzu und versuchen Sie es erneut.

Woher stammen die Abschnitte in der Entscheidung? Aus der Entscheidungsvorlage, die Sie ausgewählt haben. Entscheidungsvorlagen - und welche Felder Pflicht sind - werden von Ihren Administratoren eingerichtet.

Muss ich alles selbst schreiben? Nein. Die KI befüllt die Vorlagen-Felder für Sie aus den Initiativedaten, wenn die Entscheidung erstellt wird, und Sie können jeden Abschnitt mit der Schaltfläche Generieren neu erstellen lassen. Anschließend prüfen und bearbeiten Sie das Ergebnis.

Was tun, wenn die KI sagt, sie hat nicht genügend Informationen? Das bedeutet in der Regel, dass die Initiative noch bewertet wird oder der relevante Kontext zum Ausfüllen des jeweiligen Abschnitts fehlt. Schließen Sie entweder die Bewertung in der Initiative ab oder fügen Sie die erforderlichen Dateien hinzu, oder füllen Sie das Feld manuell aus.

Warum kann ich nicht zur Freigabe einreichen? Ein Pflichtfeld (mit * markiert) ist noch leer - zum Beispiel ein Inhaltsabschnitt oder die Begründung einer Anwendung. Füllen Sie alle Pflichtfelder aus, und die Schaltfläche Zur Freigabe einreichen wird aktiv.

Werden Änderungen an der Initiative später meine Entscheidung verändern? Nein. Ihre Entscheidung basiert auf dem Initiative-Snapshot, der zum Zeitpunkt der Erstellung aufgenommen wurde, sodass sie stabil bleibt, auch wenn sich die Initiative danach ändert. Sie können den Initiative-Snapshot jedoch vor der Einreichung zur Freigabe aktualisieren.

Wer kann eine Entscheidung bearbeiten oder verwalten? Der Eigentümer (und die von ihm hinzugefügten Mitwirkende) verfassen sie. Eigentümer können auch Mitwirkende und Freigabebeteiligte verwalten, den Status der Entscheidung ändern und sie löschen (im Entwurfsstatus).

Was bedeutet „1 Freigabe erforderlich · 1 Ablehnung erlaubt"? Das sind die Freigaberegeln der Gruppe: wie viele Freigaben erforderlich sind und wie viele Ablehnungen sie blockieren. Freigaben werden nach dem Erstschwellen-Modus-Prinzip entschieden - sobald die Grenze erreicht ist, werden verbleibende Stimmen in dieser Gruppe übersprungen.

Kann ich sehen, wer in einer Freigabegruppe ist? Ja - klicken Sie auf die Gruppenzeile im Abschnitt FREIGABE, um sie zu erweitern und ihre Mitglieder anzuzeigen.

Kann ich Dateien anhängen? Ja - verwenden Sie den Reiter Dokumente → Dokument hochladen. Hochgeladene Dateien helfen der KI ebenfalls beim Beantworten von Fragen und befüllen der Vorlage.

Kann ich eine Entscheidung löschen, die ich nicht mehr benötige? Nur im Entwurfsstatus (⋮ Weitere Aktionen → Entscheidung löschen). Andernfalls brechen Sie sie ab oder setzen Sie sie zuerst zurück in den Entwurf und löschen sie dann.