Entscheidungsvorlagen Konfigurieren

Admin-Zugriff erforderlich. Diese Konfiguration erfolgt in den Organisationseinstellungen.

Inhalt

1. Überblick - Was ist eine Entscheidung?

Eine Entscheidung ist das formale, dokumentierte Ergebnis der Initiative, welche Anwendung die Organisation einführen oder ablehnen soll und warum.

Jede Entscheidung wird aus einer Vorlage erstellt. Vorlagen sind eines der zentralen Elemente von Entscheidungen in Stackgini - sie definieren den Inhalt, der in jeder Entscheidung erscheint, und können auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation zugeschnitten werden. Sie können verschiedene Vorlagen für unterschiedliche Entscheidungstypen einrichten, zum Beispiel ein Security Review, eine Architecture Review oder ein Management Approval. Best Practice ist es, alles in einer einzigen Entscheidungsvorlage abzubilden und die Genehmigung Sequenz über Freigabe-Gruppen, Abhängigkeiten und Freigaberegeln zu steuern. Siehe unten.

Eine Entscheidungsvorlage definiert zwei Dinge:

Dokumentstruktur	Die benannten Felder, die eine Entscheidung enthalten muss (z. B. Business Case, Trade-offs, Risks), welche davon Pflichtfelder sind, und die Anweisung, die die KI zum Erstellen der Inhalte verwendet.
Freigabe Workflow	Welche Benutzergruppen genehmigen müssen und nach welchen Regeln jede Gruppe genehmigt oder ablehnt.

Die Konfiguration von Entscheidungen umfasst zwei Aufgaben, in dieser Reihenfolge:

Benutzergruppen anlegen - die wiederverwendbaren Sets von Genehmigern.
Ein oder mehrere Entscheidungsvorlagen erstellen, die diese Benutzergruppen verwenden.

Beides ist in den Organisationseinstellungen → Entscheidungsvorlagen & Benutzergruppen zu finden.

Warum Vorlagen? Sie standardisieren, wie jede Entscheidung in Ihrer Organisation erstellt und dokumentiert wird - sodass Qualität und die richtigen Genehmigungen nicht davon abhängen, wer die Entscheidung gerade schreibt.

2. Voraussetzungen — Benutzergruppen anlegen

Freigaben in einer Vorlage werden Benutzergruppen zugewiesen. Legen Sie diese daher zuerst an. Benutzergruppen sind wiederverwendbare Sets von Personen oder Teams; einmal erstellt, können sie in beliebige Vorlagen eingebunden werden.

Eine Benutzergruppe erstellen

Gehen Sie zu Organisationseinstellungen → Benutzergruppen.
Klicken Sie auf Neue Gruppe erstellen.
Geben Sie einen Gruppennamen ein, der den Teamnamen widerspiegelt (z. B. Security Team, IT Governance, Data Protection Office, Enterprise Architecture Team).
Suchen Sie über Mitglieder auswählen nach Personen und setzen Sie einen Haken neben jedem Mitglied.
Klicken Sie auf Gruppe erstellen - die Schaltfläche bleibt deaktiviert, bis die Benutzergruppe einen Namen und mindestens ein Mitglied hat.

Tipps

Benutzergruppen nach Team benennen. Teambasierte Namen wie „Security Team" oder „Enterprise Architecture Team" zeigen, wer verantwortlich ist, und bleiben auch bei Personalwechseln korrekt.
Redundanz einbauen. Eine Benutzergruppe mit 2 Mitgliedern kann so konfiguriert werden, dass nur 1 Genehmigung erforderlich ist - so haben Sie eine Vertretungsregelung, ohne dass beide handeln müssen.

3. Eine neue Entscheidungsvorlage erstellen

Gehen Sie zu Organisationseinstellungen → Entscheidungsvorlagen und klicken Sie auf Neue Vorlage erstellen.

Der Editor folgt einem zweistufigen Ablauf: Zuerst werden die Felder definiert, dann wird der Freigabe-Workflow mit den entsprechenden Freigabe-Gruppen konfiguriert — verbunden durch die Schaltfläche Weiter.

3.1 Titel und Beschreibung

Feld	Was eingeben
Vorlagentitel	Ein kurzer, prägnanter Name - dieser wird angezeigt, wenn Nutzer innerhalb einer Initiative eine Entscheidung erstellen (z. B. InfoSec Approval, Management Approval).
Vorlagen- beschreibung	Eine Zeile, die erklärt, wann diese Vorlage zu verwenden ist (z. B. „Für Initiativen mit einem Budget über €250.000"). Diese Beschreibung wird dem Nutzer bei der Auswahl des jeweiligen Entscheidungsvorlage innerhalb einer Initiative angezeigt.

3.2 Entscheidungsfelder definieren

Entscheidungsfelder sind die Abschnitte, die jede auf dieser Vorlage basierenden Entscheidung enthält. Für jedes Field konfigurieren Sie:

Einstellung	Beschreibung
Fieldtitel	Die Abschnittsüberschrift im Entscheidungsdokument (z. B. Problem Statement, Proposed Solution, Business Value).
Field-beschreibung	Die Anweisung, die dem Nutzer erklärt, was er schreiben soll - und die die KI verwendet, um den Abschnitt automatisch zu vorzubefüllen. Je spezifischer, desto besser das Ergebnis für alle.
Pflichtfeld	Wenn aktiviert, müssen Entscheidungsautoren dieses Feld ausfüllen, bevor sie zur Genehmigung einreichen können. Wird mit einem roten Sternchen angezeigt dem Benutzer.

Verwenden Sie Feld hinzufügen, um Abschnitte hinzuzufügen; Felder können nach Bedarf neu angeordnet oder entfernt werden.

Vollständiges Beispiel — Management Approval Vorlage

Die folgende Vorlage ist ein vollständiges Beispiel für Entscheidungen mit hohem Budget, die eine Management-Genehmigung erfordern. Es zeigt, wie alle Elemente zusammenspielen.

Vorlagentitel: Management Approval

Vorlagenbeschreibung: Für Initiativen mit einem Budget über €250.000.

Feld 1 — Problembeschreibung & vorgeschlagene Lösung

Beschreibe das Problem in einfachen, kurzen und verständlichen Worten,

sodass jeder nachvollziehen kann, worum es bei der Anforderung geht.

Gib zusätzlich eine Zusammenfassung der vorgeschlagenen Lösung — so

verständlich wie möglich, ohne technische Details.

150 Wörter insgesamt: 90 Wörter für die Problembeschreibung,

60 Wörter für die Lösung.

Feld 2 — Value–Effort Scoring

Bewerte die Lösung anhand der Value–Effort Scoring Matrix und liefere

ein strukturiertes Ergebnis.

Aufgabe:

1. Value schätzen (Low / Medium / High)

Berücksichtige: Auswirkung auf Nutzer oder Unternehmen, strategische

Relevanz, Umsatz- oder Bindungseffekt, Dringlichkeit, Anzahl

betroffener Personen.

2. Effort schätzen (Low / Medium / High)

Berücksichtige: Implementierungsaufwand, beteiligte Personen und Teams,

technische Komplexität, Abhängigkeiten, Risiko.

3. Quadranten zuweisen:

- High Value + Low Effort → Quick Win (zuerst umsetzen)

- High Value + High Effort → Strategic Bet (sorgfältig planen)

- Low Value + Low Effort → Fill-in (umsetzen, wenn Kapazität vorhanden)

- Low Value + High Effort → Time Sink (vermeiden oder hinterfragen)

4. Eine Empfehlung in einem Satz.

Feld-Struktur in dieser Reihenfolge:

1. Kurze Textzusammenfassung

2. Value-Score

3. Effort-Score

4. Quadranten-Ergebnis inkl. Empfehlung

Hinweise:

- Im Zweifelsfall Medium verwenden; High oder Low nur bei eindeutigem Signal.

- Keine Annahmen zu Umfang oder Teamgröße erfinden — bei Unklarheit

explizit darauf hinweisen.

Feld 3 — Business Value

Was ist der finanzielle Nettoeffekt der Lösung unter Berücksichtigung

von Umsatzsteigerungen, Kosteneinsparungen oder Effizienzgewinnen?

Auf 70 Wörter begrenzen, basierend auf dem beigefügten Business Case.

Ist kein Business Case beigefügt, dieses Feld leer lassen.

Strukturierte, entscheidungsreife Nutzenbewertung erstellen:

- Kapitalwert (NPV) und ROI der gewählten Lösung angeben.

- Eine reine Kostenperspektive ist nicht ausreichend.

- Inhalte überwiegend in Tabellenform darstellen.

- Textzusammenfassungen kurz halten — nur ergänzen, was die Tabellen

nicht abdecken.

Financial Benefit Score — einen der folgenden Werte zuweisen:

0 — Kein messbarer finanzieller Nutzen

1 — Geringfügiger Nutzen; kleiner Effizienzgewinn oder minimale

Kostenvermeidung

2 — Moderater Nutzen; nennenswerte Einsparungen oder Umsatzbeitrag

in einem Bereich

3 — Erheblicher Nutzen; substanzielle Einsparungen, Umsatz oder

Produktivitätssteigerung über mehrere Bereiche

4 — Transformativer Nutzen; wesentliche finanzielle Wirkung auf

Unternehmensebene

Wenn alle Felder konfiguriert sind, klicken Sie auf Weiter, um den Freigabe-Workflow zu definieren.

3.3 Gute Feldbeschreibungen schreiben

Die Feldbeschreibung ist das Wichtigste, was Sie konfigurieren. Da sie sowohl beeinflusst, was Ihr Team schreibt, als auch was die KI vorbefüllt. Eine vage Beschreibung führt zu vagen Ergebnissen. Die folgenden fünf Prinzipien helfen Ihnen, konsistente und hochwertige Ergebnisse über alle Entscheidungen hinweg zu erzielen.

1. Inhalt und Zielgruppe definieren

Jede Beschreibung sollte zwei Fragen beantworten: Was soll dieser Abschnitt enthalten, und für wen wird er geschrieben? Die Benennung der Zielgruppe kalibriert Vokabular und Tiefe.

Zielgruppensignal	Wirkung
„In einfachen, verständlichen Worten beschreiben"	Zugänglich für Business-Stakeholder, kein Fachjargon
„Technisches Publikum"	Erlaubt Akronyme, Technologienamen, Integrationsmuster
„Executive Summary Stil"	Ergebnisorientiert, minimale Details

2. Wortlimits pro Abschnitt setzen

Wortlimits machen Ergebnisse über verschiedene Entscheidungen hinweg vergleichbar. Wortlimits pro Teilabschnitt setzen, nicht nur ein Gesamtlimit.

„60 Wörter insgesamt: 30 für das Problem, 30 für die Lösung."

„2-Satz-Zusammenfassung (max. 40 Wörter), dann bis zu 4 Bullet Points."

3. Erwartete Quelldokumente referenzieren

Wenn ein Feld auf ein bestimmtes Dokument zurückgreifen soll, die Quelle explizit benennen.

„Analyse auf Basis des beigefügten Business Case für die vorgeschlagene Lösung."

4. Bewertungsskalen präzise definieren

Bei strukturierten Feldern bitte jeden Wert der Skala mit einer Definition auflisten. Eine Begründung neben dem Score hinzufügen, damit Ergebnisse nachvollziehbar sind.

Architecture Value — erlaubte Werte:

0 — Widerspricht der Zielarchitektur; erzeugt erhebliche technische Schulden

1 — Abweichend; fügt geringfügige Schulden oder nicht-standardisierte

Elemente hinzu

2 — Architektonisch neutral

3 — Ausgerichtet; verwendet genehmigte Muster

4 — Fördert aktiv die Zielarchitektur; beseitigt Legacy-Elemente

5. Mehrstufige Felder klar strukturieren

Bei Feldern mit sequenziellen Gedankengängen die Schritte nummerieren und einen Kalibrierungshinweis für unvollständige Eingaben hinzufügen.

1. Value schätzen (Low / Medium / High)

2. Effort schätzen (Low / Medium / High)

3. Quadranten anhand der Kombination zuweisen

4. Empfehlung in einem Satz

Kurzcheck vor dem Speichern eines Felds

Definiert die Beschreibung, welche Inhalte produziert werden sollen?
Benennt sie die Zielgruppe oder das Sprachniveau?
Setzt sie ein Wortlimit pro Teilabschnitt?
Referenziert sie erwartete Quelldokumente?
Definiert sie jeden erlaubten Wert für strukturierte Felder?

3.4 Freigabe-Gruppen und Regeln festlegen

In diesem Schritt wählen Sie, welche Benutzergruppen eine Entscheidung prüfen müssen, und legen die Regeln für jede Benutzergruppe fest. Der gesamte Workflow läuft im Erstschwellen-Modus: Die erste Stimmabgabe, die einen Schwellenwert erreicht, entscheidet - die Entscheidung wird sofort genehmigt oder abgelehnt, und die Stimmen der verbleibenden Mitglieder werden übersprungen.

Für jede Benutzergruppe konfigurieren Sie:

Einstellung	Beschreibung
Mindestanzahl an Genehmigungen erforderlich	Anzahl der Genehmigungen, die die Benutzergruppe benötigt, um zu bestehen. Sobald erreicht, werden verbleibende Stimmen übersprungen. 1 setzen bei einer 2-Personen-Gruppe, um effektiv eine Vertreterregelung zu erreichen.
Maximale Anzahl an Ablehnungen erlaubt	Der Schwellenwert für Ablehnungen. Sobald überschritten, lehnt die Gruppe ab und verbleibende Stimmen werden übersprungen.
Abhängig von	Eine optionale Abhängigkeit von einer anderen Gruppe, damit Freigaben nacheinander ablaufen. Beispiel: Security Team hängt von Enterprise Architecture ab - Security startet erst, nachdem EA abgeschlossen hat. Keine Abhängigkeit lässt alle Gruppen sofort starten.

Verwenden Sie Gruppe hinzufügen, um weitere Genehmigungsstufen hinzuzufügen. Wenn fertig, klicken Sie auf Speichern (mit Zurück gelangen Sie zurück zum Feld-Schritt).

Die neue Vorlage ist anschließend in der Entscheiden → Wähle eine Entscheidungsvorlage aus Auswahl verfügbar, wenn jemand z. B. innerhalb einer Initiative eine Entscheidung erstellt.

4 FAQ

Muss ich Benutzergruppen vor einer Vorlage anlegen? Ja, das wird dringend empfohlen. Wenn die Gruppen bereits vorhanden sind, ist die Vorlage Einrichtung unkompliziert. Gruppen können jederzeit erstellt und nachträglich in eine Vorlage eingebunden werden.

Was bewirkt die „Feldbeschreibung" konkret? Zwei Dinge: Sie erklärt dem Team, was jeder Abschnitt enthalten soll, und sie ist die Anweisung, die die KI verwendet, um den Abschnitt automatisch zu befüllen. Behandeln Sie sie wie eine Anweisung an einen neuen Kollegen - spezifische Beschreibungen liefern bessere Entscheidungen.

Was bewirkt das „Pflichtfeld"? Ein Pflichtfeld muss ausgefüllt sein, bevor eine Entscheidung zur Genehmigung eingereicht werden kann. Pflichtfelder werden dem Entscheidungs Autor mit einem roten Sternchen angezeigt.

Was bedeutet „Erstschwellen-Modus" und warum ist das relevant? Das Ergebnis einer Gruppe wird entschieden, sobald sie ihren Genehmigungs- oder Ablehnungsschwellenwert erreicht - die Stimmen der verbleibenden Mitglieder werden dann übersprungen. Das hält den Prozess schnell: Eine 2-Personen-Gruppe mit „1 Genehmigung erforderlich" ist genehmigt, sobald ein Mitglied zustimmt.

Wie lassen sich Genehmigungsschritte sequentiell ausführen? Wählen Sie eine Gruppe in der Zeile Abhängig von aus. Die abhängige Gruppe bleibt Anstehend, bis die Gruppe abgeschlossen ist, von der sie abhängt.

Kann ich mehr als zwei Genehmigungsstufen haben? Ja - mit Gruppe hinzufügen können beliebig viele Gruppen und Stufen hinzugefügt werden, jede mit eigenen Schwellenwerten und optionaler Abhängigkeit.

Wenn ich eine Vorlage bearbeite, wirkt sich das auf bestehende Entscheidungen aus? Nein. Vorlagen sind versioniert, und eine Entscheidung ist an die Version gebunden, mit der sie erstellt wurde. Die Bearbeitung einer Vorlage erstellt eine neue Version und ist nur für zukünftige Entscheidungen verfügbar.

Wer kann Entscheidungsvorlagen und Benutzergruppen konfigurieren? Dafür ist ein Organisations-Admin-Zugriff erforderlich.